Gestión de riesgo y fortalecimiento de resiliencia para pequeñas empresa
Preparación para desastres
Las pequeñas empresas pueden resultar afectadas por diversos tipos de desastres, como los trastornos tecnológicos, naturales y de otros tipos. Los desastres tecnológicos incluyen ciberataques, violaciones a la seguridad y fallas de sistemas, que pueden paralizar las operaciones y causar pérdidas financieras. Los desastres naturales, como huracanes, inundaciones, terremotos e incendios forestales, pueden causar daños físicos a las instalaciones, el inventario y el equipo, además de interrumpir las actividades de la empresa. Otros trastornos son los eventos por causas humanas, como cortes de energía eléctrica, interrupciones en la cadena de suministro e incluso pandemias, que pueden afectar significativamente la operación y el flujo de caja de las empresas.
Crear un plan de continuidad es crucial debido a que prepara a las empresas a responder de manera eficaz a esas situaciones inesperadas, lo que mantiene las alteraciones al mínimo, protege los activos, mantiene la confianza del cliente y garantiza una ruta hacia una recuperación rápida. Un plan de continuidad bien meditado puede marcar la diferencia entre un inconveniente temporal y una catástrofe que acabe con una empresa.
de las empresas pequeñas tienen un tiempo de recuperación promedio de 3 meses tras un desastre
* Fuente: Datacore.com
Pasos básicos de la preparación para desastres
1: Evalúe su riesgo
Cada empresa tiene sus propias vulnerabilidades y debilidades. Las estadísticas muestran que 25 % de las empresas no vuelven a abrir después de un desastre. Saber cuáles son los desastres que más probablemente afectarán su negocio puede ayudarle a volver a funcionar en menos tiempo. Una autoevaluación puede ayudarle a evaluar su probabilidad de riesgos frecuentes como huracanes, incendios forestales, inundación e incluso ciberataques.
2: Cree un plan
Su plan de respuesta es su hoja de ruta hacia la recuperación, así que se deberá adaptar a las necesidades y operaciones específicas de su empresa. Deberá enfrentar las prioridades inmediatas y ser de fácil acceso. Las listas de comprobación y las herramientas en línea son recursos útiles para ayudarle a elaborar su plan. Concéntrese en los desastres que plantean un riesgo realista a su pequeña empresa.
Considere lo siguiente:
- Lista de comprobación y juego de herramientas de preparación para emergencias de la Agencia Federal de Gestión de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés)
- La guía del IRS para preparar a su empresa para un desastre
Los planes para emergencias se deberán revisar cada año. Las situaciones de las personas y las empresas cambian con el tiempo, y con ellas las necesidades de preparación. Cuando los patrones contratan nuevos empleados o cuando una empresa u organización cambia de funciones, los planes se deberán actualizar para reflejar ese cambio y se deberá informar a los empleados de los cambios.
3: Ejecute su plan
Practique su plan con su personal para estar listos cuando ocurra un desastre.
- Recursos Adicionales
Desastres Naturales
Asegúrese de tener un medio de recibir información sobre mal clima; si tiene un radio de clima de la Oficina Nacional de Administración Oceánica y Atmosférica (NOAA, por sus siglas en inglés) póngale baterías nuevas. Asegúrese de saber qué hacer si se acerca un fenómeno meteorológico amenazador.
Haga clic en el siguiente enlace para aprender más sobre cómo prepararse para los diferentes tipos de desastres naturales:
Riesgos Digitales y Cibernéticos
Amenazas Cibernéticas Frecuentes
Es importante aplicar las mejores prácticas en su estrategia de ciberseguridad. Los ataques cibernéticos cambian constantemente, y los propietarios de empresas deberán estar conscientes de los tipos más comunes. Para aprender más sobre una amenaza específica, haga clic en el enlace correspondiente para ver un breve video o una hoja de datos.
- El malware (software malicioso) es software diseñado para dañar una computadora, servidor o red de computadoras. El malware puede incluir virus y ransomware.
Los virus son programas dañinos que buscan propagarse de un dispositivo a otro como una enfermedad. Los cibercriminales usan virus para obtener acceso a sus sistemas. Esto puede causar problemas importantes y a veces irreparables.
El ransomware es un tipo de malware. Infecta una computadora y restringe el acceso hasta que el propietario pague un rescate. El ransomware puede cifrar los datos en un dispositivo, y exigir dinero a cambio de una promesa de restaurarlo. El ransomware aprovecha las vulnerabilidades sin corrección en el software y normalmente se obtiene por correos electrónicos de “phishing”.
El spyware es un tipo de malware. Reúne información acerca de un objetivo y la envía a otra entidad sin pedir consentimiento. En algunos casos el spyware es legítimo y legal. Puede funcionar con fines comerciales, como datos de publicidad recopilados por las plataformas de medios sociales. Sin embargo, el spyware malicioso roba ilegalmente la información y la envía a terceros.
El phishing es un tipo de ataque cibernético frecuente. Puede usar cosas como enlaces en un correo electrónico para infectar su sistema con malware para recopilar información confidencial. Los correos electrónicos con phishing pueden parecer legítimos, o simular que una entidad legítima los envió. Muchas veces estos correos electrónicos tientan a los usuarios para que hagan clic en enlaces fraudulentos o que abran anexos que contienen código malicioso. Tenga cuidado con abrir enlaces de fuentes desconocidas. Si algo que viene de una fuente conocida parece sospechoso, no haga clic: pregunte directamente a la fuente si se trata de un mensaje legítimo.
Puede encontrar más información sobre Ciberseguridad en nuestro programa Data Assured.
Riesgos de la Inteligencia Artificial (IA)
Si usa la IA es posible que su negocio esté corriendo ciertos riesgos. Si es parte del software que compró, los creadores son responsables del uso que su producto haga de la IA.
Si está usando herramientas o software gratuitos de AI en su pequeña empresa, pida a otra persona que revise todos los productos de IA. Esto ayudará a asegurarse de que se usen de manera ética, segura y de una forma que represente a su empresa de manera precisa.
Otros aspectos para considerar son:
- Propiedad Intelectual. La IA obtiene su contenido de la web. Asegúrese de que lo que produzca no viole patentes, derechos de autor ni marcas registradas.
- Riesgos de Seguridad. Intente no alimentar a la IA con datos confidenciales ni información de propiedad exclusiva. Esto ayudará a que su información no quede en el conjunto de datos que el sistema usa al producir contenido. Vigile las campañas de phishing que pueden haber sido escritas usando IA.
- Confianza del Cliente. Las herramientas que reconocen contenido generado por AI pueden marcarlas como spam, o como algo que no fue generado con conocimiento real del destinatario. Esto podría crear resistencia de parte del cliente a los esfuerzos futuros para ponerse en contacto. Asegúrese de que una persona evalúe todos los mensajes y campañas para ponerse en contacto que se generen con IA.
- Inquietudes éticas. Vigile y revise el contenido para asegurarse de que refleje la cultura y los principios de su negocio. Aunque actualmente no hay leyes estatales o federales que exijan que las empresas revelen el uso de IA, esto se está convirtiendo en una buena práctica que la gente espera. Considere redactar una declaración pública que hable de la forma en que su pequeña empresa usa la IA.
Riesgo Humano y Planificación de Sucesión
Examine más información sobre Planificación de sucesión aquí.
Riesgos de Pandemia y Paro
En caso de paro, epidemia o pandemia es importante considerar:
- Cómo hacer la transición a la actividad en línea
- Cómo recortar los gastos generales
Puede encontrar más información sobre el recorte de gastos generales aquí.
Aprendizaje Bajo Demanda
Introducción a la Gestión de Riesgos
Resumen del Curso
Ingrese en el mundo de los procedimientos de empresas, prevención de desastres y más con Andy Ziegler de Tempest Risk Management.
Evaluación de Riesgos y Continuidad de Negocios
Resumen del Curso
Aléjese de los riesgos y asegúrese de que su empresa tenga resiliencia con Andy Ziegler de Tempest Risk Management.
Cómo Crear Políticas y Procedimientos
Resumen del Curso
Aprenda cómo mejorar sus políticas y procedimientos con Andy Ziegler de Tempest Risk Management.
Las 7 C para Planear y Preparar
Resumen del Curso
Acompañe al SBDC de Delaware, Agencia Federal de Pequeños Negocios, y a Tempest Risk Management en una sesión sobre cómo llevar su negocio al siguiente nivel.
Los asistentes conocerán las 7 C para planear, preparar y posicionarse para lo que sigue. Escuche hablar a los socios de recursos con sede en Delaware sobre la importancia de la planificación para el crecimiento y la resiliencia de su empresa. Andy Ziegler, propietario de una pequeña empresa local y experto en resiliencia, compartirá sus experiencias y mejores prácticas para ayudarle a hacer avanzar su empresa.
Vender o Cerrar Su Empresa
Resumen del Curso
Examine el curso introductorio de la Agencia Federal de Pequeños Negocios sobre las cosas que hay que tomar en cuenta al vender o cerrar su empresa.
Continuidad de las Operaciones
Revise sus planes de emergencia cada año. La preparación para desastres aporta beneficios reales. Las siguientes estrategias de preparación son comunes a todos los desastres. Usted hace su plan solo una vez, y podrá aplicar su plan a todo tipo de riesgos.
- Manténgase informado sobre los peligros y emergencias y aprenda qué hacer para enfrentar riesgos específicos.
- Elabore un plan de emergencia.
- Aprenda dónde buscar refugio contra todo tipo de riesgos.
- Respalde los datos de su computadora en forma regular.
- Decida cómo se comunicará con los empleados, clientes y otras personas.
- Use teléfonos celulares, radios de dos vías (walkie-talkies) y otros dispositivos que no confíen en la electricidad como respaldo para su sistema de telecomunicación.
- Recolecte y junte un kit de suministro para desastres. Incluya un generador eléctrico portátil.
- Identifique los sistemas de advertencia y las rutas de evacuación de la comunidad.
- Incluya la información requerida de los planes de la comunidad y la escuela.
- Practique y mantenga actualizado su plan.
- ASISTENCIA FINANCIERA
Si su empresa sufrió daños o dificultades económicas debido a un desastre en su zona, puede solicitar un Préstamo para Desastres de la SBA. Las empresas de todos los tamaños pueden solicitar hasta $2 millones para usar para reparar inmuebles dañados, reparar o reemplazar maquinaria y equipo, o reemplazar inventario y algunos otros activos de la empresa. También puede ser elegible para un préstamo de hasta $2 millones para recuperación de daños económicos.
Puede hacer su solicitud en línea, o visitar cualquier Centro de Recuperación de Desastres de FEMA, Centro de Contacto para Préstamos por Desastres de SBA, o Centro de Recuperación para Empresas de SBA en su zona.
Un funcionario de préstamos trabajará con usted para revisar su crédito, inspeccionar su empresa y determinar su elegibilidad. Como este proceso puede tomar algo de tiempo debido al aumento en la demanda después de una tormenta, es importante solicitar el Préstamo por Desastre de la SBA tan pronto como pueda determinar con seguridad si necesita ayuda.
El centro de FEMA para información sobre alivio para desastres, DisasterAssistance.gov, puede orientarle hacia otras opciones para obtener asistencia financiera.
- TENGA SUS DOCUMENTOS LISTOS
Muchas personas reciben estados de cuenta y documentos bancarios por correo electrónico. Este método es una manera excelente de asegurar sus registros financieros. Los registros fiscales importantes como los formularios W-2, declaraciones de impuestos y otros documentos en papel se pueden escanear para producir un formato electrónico.
Asegúrese de respaldar sus archivos electrónicos y almacenarlos en un lugar seguro. Preparar duplicados y mantenerlos en una ubicación separada es una buena práctica empresarial. Otras opciones son copiar archivos a un CD o DVD. Además, muchas tiendas minoristas venden paquetes de software que puede usar para mantener sus registros.
Al escoger un lugar para mantener sus registros importantes, la comodidad para llegar desde su casa no debería ser su preocupación principal. Recuerde que un desastre que afecte su casa también puede afectar otros lugares cercanos, lo que haría que la recuperación de sus registros fuera difícil o tal vez incluso imposible.
El IRS tiene cuadernos de trabajo para pérdida por desastre para personas (Publicación 584, Cuaderno de trabajo de pérdidas por bajas, desastres y robo) y negocios (Publicación 584-B, Cuaderno de trabajo de pérdidas por bajas, desastres y robo en negocios) que pueden ayudarle a compilar una lista de sus pertenencias o equipo de negocios en cada habitación. Esto le ayudará a recordar y demostrar el valor en el mercado de los artículos para reclamaciones de seguro y de pérdida por destrucción.
Una opción es fotografiar o grabar en video los contenidos de su casa o empresa, especialmente los artículos de mayor valor. Deberá almacenar las fotografías con un amigo o miembro de la familia que viva lejos del área geográfica en riesgo.
Recursos Descargables
Guía de Resiliencia Para Empresas
Una guía para empresas afectadas por un desastre para que puedan volver a sus operaciones normales más pronto, recuperarse más rápido y mantenerse con el tiempo.
IRS – Cuaderno de Trabajo de Pérdidas por Bajas, Desastres y Robo en Negocios
Este cuaderno de trabajo está diseñado para determinar la pérdida en negocios y bienes que produzcan ingresos en el caso de un desastre, baja o robo.
Introducción al Ransomware
Este documento explica y esboza cómo podría resultar afectada su empresa y cómo puede proteger a su empresa pequeña contra esos ataques.
Guía de Recuperación de Desastres para Empresas
Esta Guía de recuperación de desastres, creada por el SBDC de Vermont, contiene todos los pasos que deben dar los propietarios de empresas pequeñas, y toda la información que se necesitaría para recuperarse después de un desastre.